Invantive Estate

Welkom bij de Invantive Estate handleiding, Invantive Estate is een projectmanagementoplossing voor projecten in de vastgoedsector. Invantive Software BV is tevens leverancier van Invantive Vision. Invantive Vision is een projectmanagementsysteem dat voornamelijk geschikt is voor architectenbureaus, IT-bedrijven en dienstverleners in detachering en consultancy.

Projectontwikkeling is een risicodragende dienstverlening. De dienst bestaat uit het ontwikkelen van vastgoed, in de vorm van terreinen, gebouwen of andere vormen van vastgoed zoals parkeergelegenheid. Het ontwikkelen van vastgoed is een activiteit die in verschillende vormen beoefend kan worden:

•De ontwikkeling van een project gebeurt binnen een speciaal voor dit doel opgerichte juridische eenheid, waarin de verschillende betrokken partijen op basis van een overeenkomst samenwerken. Behalve het ontwikkelen van een project heeft deze juridische eenheid geen andere activiteiten of middelen. Deze vorm heeft voor de betrokken partijen als voordelen onder andere dat er duidelijke afspraken zijn over de samenwerking, dat er weinig risico's zijn voor vervlechting van de werkzaamheden voor het project met andersoortige werkzaamheden binnen de moeders en tenslotte vormt het een veiligheidsnet voor een eventueel financieel debacle binnen het project: de negatieve consequenties hebben normaliter alleen een impact op de juridische eenheid zelf. De financiële risico's voor de investeerders blijven normaliter beperkt tot hun inleg in de nieuwe juridische eenheid. Dergelijke juridische eenheden zijn vaak te herkennen aan de naam, die specifiek refereert aan het uit te voeren project.

•De ontwikkeling van projecten is de kernactiviteit van een juridische eenheid. Binnen deze juridische eenheid worden meerdere projecten gelijktijdig uitgevoerd, waarbij ieder project in zijn eigen fase en mate van voltooiing is. De financiering gebeurt door bijvoorbeeld middelen uit de kapitaalmarkt aan te trekken, uit eigen middelen of uit een combinatie van beide. Vastgoedontwikkelaars zoals ING Real Estate en AM vallen in deze categorie.

•De ontwikkeling van projecten vormt niet de kernactiviteit van een juridische eenheid, maar vormt boekhoudkundig wel een profit center binnen de organisatie. Deze vorm zie je bijvoorbeeld bij grote aannemers die ook grondposities verwerven en hierop voor eigen rekening en risico projecten realiseren.

 

Projecten kenmerken zich door de lange duur tot wel twintig jaar en grote investeringen die ermee gemoeid zijn. Om juist in deze moeilijke processen het budget te bewaken en de risico's te mitigeren is Invantive Estate ontwikkeld. Door risico's, budgetoverschrijdingen en onvoldoende kasstroom sneller inzichtelijk te maken, kan eerder gereageerd en in het proces gestuurd worden. Zo zal de projectontwikkelaar proberen de budgetoverschrijdingen te minimaliseren en budgetonderschrijdingen om te zetten in een hogere kwaliteit.

Invantive Estate heeft de volgende algemene kenmerken:

•Met jouw financiële administratie als basis registreert Invantive Estate de realisatie vanuit de boekhouding per project en kostensoort.

•Invantive Estate biedt rapportages voor verschillende managementniveaus waarbij telkens kostensoorten verder verdicht kunnen worden tot grotere groepen.

•Financiële dossiers kunnen voorzien worden van documenten en processen, zodat een integraal projectdossier ontstaat.

•Invantive Estate heeft een flexibel beveiligingsmodel waarmee het mogelijk is om bijvoorbeeld projectleiders lees- en/of schrijftoegang te geven tot uitsluitend hun eigen projecten.

•Onverhoopte incidenten in de informatiebeveiliging kunnen achterhaald worden op basis van een uitgebreide audittrail.

•Rapportages zijn beschikbaar in Adobe PDF formaat voor een optimale indeling en distributie, en in Microsoft Excel formaat voor analyses.

•Historische situaties zijn eenvoudig opnieuw op te vragen via de tijdlijnfunctie.

•Projecten kunnen afgesloten worden waarna verdere wijzigingen niet meer mogelijk zijn.

De typische levenscyclus van een vastgoed project bevat de onderstaande fasen:

•Verwerving van de grondposities conform de gewenste bestemming.

•Bepalen van de opbrengsten en kosten van een project in de vorm van een exposé of stichtingskostenoverzicht.

•Dit exposé detailleert de budgetten per kostensoort, eventueel gedetailleerd per contractuele overeenkomst, zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld:

Het exposé wordt na goedkeuring vastgelegd als budget en vervolgens wordt het project gestart:

Gedurende de ontwikkeling en realisatie van het vastgoed wordt op basis van de financiële administraties de realisatie vastgelegd. De registratie van de projectrealisatie kan plaatsvinden via een geautomatiseerde interface of via handmatige invoer:

Daarnaast worden laatste schattingen, opdrachten en verkopen geregistreerd voordat ze hebben geleid tot een daadwerkelijke financiële realisatie. Onderstaand scherm toont hier een voorbeeld van:

Op basis van deze gegevens berekent een risicomodel (standaard of organisatiespecifiek) de prognose als een afwijking van het projectbudget. De afwijking maakt inzichtelijk wat de actuele financiële status en het risico is van het project ten opzichte van het exposé; overschrijdingen worden direct weergegeven, onderschrijdingen kunnen ingezet worden om tekorten elders te compenseren:

In aansluiting op de prognose kan ook een kasstroomprojectie samengesteld worden, die eveneens leidt tot een netto huidige waarde berekening.

Uitgebreide rapportages en mogelijkheden om van hoofdlijnen naar details door te klikken maken analyses van eventuele onverwachte uitkomsten mogelijk:

Gedurende het project worden eventuele boekhoudkundige winstnemingen geregistreerd op basis van de berekende status en de toegepaste waarderingsgrondslag zoals IFRS.

Tenslotte wordt na oplevering het project gearchiveerd, waarna verdere wijzigingen niet meer mogelijk zijn.

In de volgende hoofdstukken worden de onderstaande onderwerpen behandeld:

•Gebruikersinterface: hoe bedien je de applicatie?

•Alle Schermen en rapporten.

•De MS Outlook Gebruikersinterface.

•Een Eigen Gebruikersinterface.

•Processen binnen Invantive Estate.

•Server.

•De Installatie.

•Prestaties.

•Versies.

•Terminologie.

•Veel gestelde vragen: welke procedures moet je doorlopen om praktijkgevallen juist te registreren?