Invantive EstateDit hoofdstuk bevat informatie over de functies die normaliter onder het menu ‘Managementinformatie’ terug te vinden zijn. Je vindt hier informatie over de rapporten voor de financiële bewaking en sturing. Deze rapporten worden normaliter gebruikt door de projectontwikkelaars en de financiële afdeling.
Aggregatieniveaus
Invantive Estate biedt je rapporten op vier verschillende niveaus van aggregatie. Niveau vier geeft de meest gedetailleerde informatie, terwijl niveau één de meest samengevatte versie toont.
Berekening Afwijking
De belangrijkste functie van Invantive Estate is het bepalen van de prognose voor het resultaat van een project. Het verschil tussen de prognose en het budget noemen we ‘afwijking’.
Een project kent vanuit financieel oogpunt meerdere kanten:
•De initiële prognose van het resultaat (het budget).
•De uiteindelijke uitkomst van het resultaat (het resultaat).
•De tussentijdse schatting van de uiteindelijke uitkomst (de prognose en de bijbehorende afwijking van het budget).
De initiële prognose wordt normaliter door de verantwoordelijke projectontwikkelaar vastgelegd in de vorm van een exposé, dat na goedkeuring leidt tot een project. Uiteindelijk kun je uit jouw grootboek aflezen wat het uiteindelijke resultaat is geweest. Echter, projecten kunnen jaren duren en grote fluctuaties tussen de prognose en de uiteindelijke uitkomst zijn niet ongewoon indien geen strakke sturing plaatsvindt op projectresultaat. Invantive Estate ondersteunt je bij het sturen op projectresultaat op basis van de gegevens die op het rapportage moment bekend zijn.
Prognose Einde Werk
Het financiële resultaat (de zogenaamde ‘Prognose Einde Werk’) van een project bestaat uit:
De verwachte opbrengsten
-
De verwachte kosten
Voor de administratie wordt nog een ander financieel resultaat bepaald, namelijk rekening houdend met het bedrag dat al in de resultaten van de organisatie is verwerkt, terwijl het project nog loopt. Dit is bijvoorbeeld van belang bij een administratie conform de IFRS boekhoudregels. Het resultaat bestaat dan uit:
De verwachte opbrengsten
-
De verwachte kosten
-
Het al genomen resultaat
De verwachte opbrengsten bestaan uit de som van de verwachte opbrengsten geboekt op alle kostensoorten in de hoofdverdichtingen van het soort ‘Opbrengsten’.
De verwachte kosten bestaan uit de som van de verwachte kosten geboekt op alle kostensoorten in de hoofdverdichtingen van het soort ‘Kosten’.
Het al genomen resultaat bestaat uit de som van alle factuurregels op kostensoorten in de hoofdverdichtingen van het soort ‘Resultaat’.
Afwijking van een Kostensoort
De afwijking van een kostensoort wordt bepaald volgens de volgende rekenregels:
Afhankelijk van de projectinstellingen voor het ‘vrijgeven van afwijkingen’ (zie Projecten) worden alleen negatieve saldi of ook positieve saldi meegenomen in de berekening van de afwijking van een kostensoort:
•Tonen staat aan op het gehele project: voor alle kostensoorten worden negatieve en positieve saldi meegenomen.
•Tonen staat op ‘Kostensoort’ voor het gehele project. Indien op de kostensoort tonen aan staat of het betreft opbrengsten, dan worden negatieve en positieve saldi meegenomen. Indien op de kostensoort tonen uit staat en het zijn geen opbrengsten, dan worden negatieve saldi meegenomen en positieve saldi vervangen door 0.
Het saldi voordat de instellingen over tonen toegepast worden, wordt als volgt berekend:
Kostensoort budget
-
Toegekende budgetten op specifieke contracten
-
Besteed budget buiten contracten met specifieke budgetten
+
Afwijking contract met specifieke budgetten
De afwijking voor contracten met specifieke budgetten, wordt als volgt berekend:
contractbudget
-
Besteed budget
Het besteed budget op een contract wordt als volgt berekend:
De grootste van:
•Laatste schatting, indien aanwezig.
•Als het absolute bedrag voor facturen met opdracht groter is dan het absolute bedrag voor opdrachten, contractuele opbrengsten of gebudgetteerde opbrengsten: neem dan het bedrag voor facturen met opdracht.
•Als de opbrengst nog niet contractueel is (alleen gebudgetteerd), er zijn facturen aan gekoppeld en de opbrengst heeft de eigenschap ‘1 termijn’: neem dan het bedrag voor facturen met opdracht.
•Anders het bedrag voor opdrachten, contractuele opbrengsten of gebudgetteerde opbrengsten. Plus het bedrag voor facturen zonder opdracht.
Samenvoegen van Deelprojecten
Hoofdprojecten bestaan uit een aantal deelprojecten, waarbij ieder deelproject een eigen financiële administratie voert. Binnen het hoofdproject kunnen geen financiële cijfers vastgelegd worden. Normaliter worden deelprojecten afzonderlijk financieel gerapporteerd. Echter, indien in Mijn Voorkeuren het samenvoegen van deelprojecten ingeschakeld is, dan worden uitsluitend hoofdprojecten en zelfstandige projecten gerapporteerd. De afwijking van een hoofdproject wordt berekend als volgt:
•Neem een deelproject.
•Maak de kostensoorten uniek door het unieke achtervoegsel er voor te zetten.
•Bereken op de normale wijze de afwijking.
•Doe dit voor alle deelprojecten.
•Saldeer alle afwijkingen.
